Privacy policy
I. Algemene gegevens.
In dit privacy beleid worden de maatregelen vermeld die genomen worden om uw privacy te beschermen. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten en bezoekers is voor ons heel belangrijk.
Aan de hand van dit privacy beleid willen u zo goed mogelijk informeren, op de hoogte brengen welke persoonsgegevens bij uw bezoek van onze website, bij het invullen van het contactformulier en het afsluiten van een koopovereenkomst verzameld en/of bewaard worden, de redenen meedelen waarom we dit doen en over welke controlemogelijkheden u beschikt.
VOGEL- en VIJVERCENTRUM HOLVOET NV, hierna ‘HOLVOET NV’ vindt het belangrijk de door de wetgever gehanteerde termen goed en in verstaanbare taal uit te leggen, daarom worden in dit privacy beleid verschillende termen extra uitgelegd.
a. Verwerkingsverantwoordelijke.
Wat/wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon die instaat voor het verzamelen van de persoonsgegevens bij bezoek van onze website, bij het invullen van ons contactformulier op deze website en/of het afsluiten van een overeenkomst via onze webshop.
Hierbij is het uitermate belangrijk dat wij, als verwerkingsverantwoordelijke steeds bereikbaar zijn voor eventuele vragen en opmerkingen betreffende het privacy beleid, onze gegevens kan u hier terugvinden:
| Verwerkingsverantwoordelijke | VOGEL- en VIJVERCENTRUM HOLVOET NV |
| Adres | Brugsesteenweg 24A, 8531 Harelbeke |
| Telefoon | +32 56 71 66 79 |
| info@holvoet.com |
b. Kennisname en aanpassing.
Door gebruik te maken van onze website en het invullen van het contactformulier bevestigt U kennis genomen te hebben van de bepalingen en maatregelen in dit privacy beleid.
Alsook door het vrijwillig meedelen van uw gegevens in een van onze vestigingen met het oog op afsluiten van een koopovereenkomst bevestigt U kennis genomen te hebben van de bepalingen en maatregelen in dit privacy beleid.
HOLVOET NV behoudt zich het recht voor haar privacy beleid te allen tijde aan te passen, mits zij haar klanten en gebruikers van de website hiervan op de hoogte stelt via de privacy policy op de website of e-mail. Na publicatie worden de wijzigingen automatisch van kracht.
c. Toepasselijk recht.
De verwerking van de persoonsgegevens binnen HOLVOET NV is aan de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 beftreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens onderworpen, alsook de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
II. Verzameling van persoonsgegevens.
a. Definitie persoonsgegevens.
Onder de noemer persoonsgegevens dienen alle gegevens of informatie (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummers, rekeningnummers, voorkeuren, emailadres, geboortedatum, …) te worden verstaan die betrekking hebben op een identificeerbaar persoon. Door de ruime formulering zijn heel veel gegevens als persoonsgegevens te beschouwen.
b. Het gebruik van onze website.
Door het gebruik van onze website worden diverse persoonsgegevens verzameld. Uw persoonsgegevens worden door u zelf meegedeeld (vb. het contactformulier, … ) of worden verzameld door het gebruik van onze diensten (webshop);
1. De gegevens worden door de betrokkene zelf meegedeeld.
Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres, email, telefoonnummer zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze onlinediensten (het gebruik van het contactformulier) en dienen door uzelf aan ons meegedeeld te worden.
Volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen worden gevraagd:
| Type persoonsgegevens | Omschrijving persoonsgegeven |
| Persoonlijke identificatiegegevens | Naam, titel, adres (privé, werk), telefoonnummer (privé, werk), é-mail, adres maatschappelijke zetel |
| Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid | Ondernemingsnummer |
De door u verstrekte gegevens worden geacht correct en volledig te zijn. Bij het meedelen van onjuiste gegevens houden wij ons het recht voor u, als klant of gebruiker de toegang tot onze diensten te ontzeggen.
2. Automatische verzameling van persoonsgegevens.
Aan de hand van cookies en tracking-technologieën worden verschillende persoons- en andere gegevens op een geautomatiseerde wijze verzameld, dit gewoon door een bezoek aan onze website:
| Type persoonsgegevens | Omschrijving persoonsgegeven |
| Elektronische identificatiegegevens | IP-adressen, verbindingsmomenten, …. |
| Elektronische lokalisatiegegevens | Benadering van locatie, omgeving,…. |
| Surfgedrag | Welke pagina’s worden bekeken hoe lang wordt een webpagina bekeken, clicks, hits, …. |
| Via welk kanaal wordt onze website bezocht | Zoektermen, via welke webpagina onze website wordt bezocht. |
| Welk toestel wordt gebruikt | Pc, smartphone, tablet, …. |
| Welke systeemsoftware wordt gebruikt | Windows, Android, Apple, …. |
| Welke browser wordt gebruikt | IE, Mozilla, Chrome,…. |
Uw directe identificatiegegevens worden bij deze automatische inzameling niet geregistreerd of bijgehouden.
Uiteraard wordt, indien nodig, op basis van de Telecommunicatiewet expliciet uw toestemming voor het gebruik van cookies en tracking-technologie gevraagd. Dit aan de hand van ons cookiebeleid zoals weergegeven op onze website.
c. Contractuele relatie.
Bij het afsluiten van een overeenkomst met HOLVOET NV, worden natuurlijk verschillende gegevens verzameld die nodig zijn om de overeenkomst te kunnen afsluiten, dit betreffen volgende persoonsgegevens:
A. Koopovereenkomst
| Type persoonsgegevens | Omschrijving persoonsgegeven |
| Persoonlijke identificatiegegevens | Naam, titel, adres (privé, werk), telefoonnummer (privé, werk), é-mail, geboortedatum en geboorteplaats, adres maatschappelijke zetel |
| Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid | Ondernemingsnummer |
| Financiële identificatiegegevens | Bankrekeningnummers. |
Zonder deze gegevens is er geen mogelijkheid tot het afsluiten van enige overeenkomst, daarom dienen door u verstrekte gegevens correct en volledig zijn.
Bij het meedelen van onjuiste gegevens houden wij ons het recht voor de overeenkomst te verbreken en maken wij reeds voorbehoud voor schade.
III. Rechtvaardiging en doeleinden van verwerking.
a. Definitie.
Onder de verwerking van persoonsgegevens die door ons verzameld worden, verstaan wij elke verwerking die betrekking heeft op het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen en vernietigen.
b. Doeleinden bij het gebruik van onze website op grond van ons gerechtvaardigd belang.
De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.b van onderhavige policy is noodzakelijk voor het bereiken van de door ons vooropgestelde doeleinden:
- Commerciële opvolging:
U te informeren over ons aanbod (dierenbenodigdheden en tuindecoratiematerialen) op basis van uw voorkeuren. Dit afhankelijk of u zichzelf heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief.
- Marktonderzoek:
Uw gegevens en profiel te gebruiken voor het onderzoek voor en van de marktsituatie van onze producten en diensten.
Zo zorgen wij ervoor telkens de bestaande diensten te innoveren en nieuwe marketing- en advertentiediensten op de markt te lanceren
- Opmaken van statistische gegevens:
De verzamelde gegevens weer te geven in verschillende overzichten, tabellen en grafieken om de diensten te beoordelen en bijkomend te verbeteren.
c. Doeleinden van de verwerking bij contractuele relatie.
De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.C van onderhavige policy (vb persoonlijke identificatiegegevens, financiële gegevens, solvabiliteit,) is noodzakelijk voor (zo van toepassing) de uitvoering van de overeenkomst.
- Afsluiten van de koopovereenkomst
Het afsluiten van een overeenkomst kan niet zonder het vermelden van persoonlijke identificatiegegevens om de partijen te identificeren.
- Levering van de goederen
Met oog op levering van de goederen worden uw persoonlijke identificatiegegevens (bv. adresgegevens) noodzakelijkerwijze verwerkt.
- Garantie en diensten na verkoop
Voor onze diensten na verkoop is belangrijk dat wij een overzicht houden van de goederen die u bij ons heeft aangekocht.
d. Doeleinden van de verwerking die wettelijk worden opgelegd
Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (fiscale bepalingen, boekhouding, …) worden uw gegevens bewaard en indien nodig meegedeeld aan de bevoegde overheidsinstanties.
e. Direct marketing.
Indien u onze nieuwsbrieven met info en aanbiedingen op basis van de door u meegedeelde voorkeuren, wenst te ontvangen. U kan zich ten allen tijde kosteloos uit schrijven.
f. Kwaliteit en belangenafweging.
Als verwerkingsverantwoordelijke waken wij over de kwaliteit en wettelijkheid van de door ons verzamelde en verwerkte persoonsgegevens. Hierbij nemen wij alle nodige maatregelen om de gegevens die onnauwkeurig of onvolledig zijn te wissen of te verbeteren.
Bij de verzameling en verwerking van de beschikbare persoonsgegevens houden wij ons voor enkel de gegevens te verzamelen en te verwerken die dienend zijn voor het bereiken van onze verwerkingsdoeleinden. Geen overmatige gegevens noch gegevens die “ooit wel” eens van toepassing zouden kunnen zijn worden door ons verzameld of verwerkt.
IV. Bewaartermijn gegevens.
De persoonsgegevens worden bewaard voor de volledige duurtijd die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van onze verwerkingsdoeleinden. Een langere bewaring of verdere verwerking dan nodig voor de doeleinden te bereiken wordt niet gedaan.
Om deze termijnen ook voor u beter te kunnen duiden, dient ook hier eenzelfde onderverdeling tussen onze activiteiten worden doorgevoerd.
a. Bewaartermijn bij het gebruik van onze website en toepassingen.
De persoonsgegevens van de betrokkene die zich heeft ingeschreven voor direct marketing worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer de betrokkene zich uitschrijft, behoudens wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verder nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.
De persoonsgegevens die door de betrokkene zelf worden ingegeven om een profiel aan te maken op de webshop worden bewaard voor een periode van 10 jaar, te rekenen vanaf de laatste aankoop om nadien te worden verwijderd of minstens geanonimiseerd te worden, waardoor identificatie van de betrokkene niet meer mogelijk is.
b. Bewaartermijn bij contractuele relatie.
De bewaartermijnen bij een contractuele relatie zijn gelinkt aan wettelijke en fiscale termijnen. Deze termijnen worden wettelijk opgelegd en het is onze taak om aan deze verplichtingen te voldoen.
Deze verschillende wetgevingen (anti-witwaswetgeving en fiscale wetgeving) vermelden enkel minimumtermijnen. Toch zullen wij uw gegevens langer bewaren dan er wettelijk minimaal wordt voorgeschreven, dit om u een adequate en correcte dienst na verkoop te kunnen bieden. Daarom worden volgende termijnen door ons weerhouden:
- 10 jaar voor de facturatiegegevens;
- 10 jaar voor uw gegevens in het kader van de antiwitwaswetgeving;
- 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid;
Tenzij een langere bewaring zich opdringt gezien deze nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.
V. Doorgeven van persoonsgegevens.
HOLVOET NV kan uw persoonsgegevens aan anderen doorgeven. Hier moet een onderscheid gemaakt worden tussen verwerkers, gerechtelijke autoriteiten of politiediensten en derden (geen verwerkers).
- De doorgave van uw persoonsgegevens aan verwerkers.
De doorgave is noodzakelijk voor de verwezenlijking van onze doeleinden.
Hiervoor werken wij samen met o.a. zelfstandige medewerkers alsook met IT-dienstverleners (boekhoudsoftware, mailingsoftware, …)
- De doorgave van uw persoonsgegevens aan politionele of gerechtelijke autoriteiten.
Enkel op verzoek van de politionele en gerechtelijke autoriteiten of wanneer het wettelijk verplicht is om gegevens door te geven, worden uw gegevens doorgegeven aan de bevoegde gerechtelijke of politionele diensten.
- Doorgave aan (andere) derden
Bij het afsluiten van overeenkomst met HOLVOET NV geeft u de toestemming om persoonsgegevens aan derde partijen zoals postorderbedrijven door te geven, dit ter uitvoering van de overeenkomst.
VI. Rechten betrokkene
a. Recht op informatie
Volgens de wettelijke bepalingen dient HOLVOET NV als verwerkingsverantwoordelijke u duidelijk te informeren betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.
Dit privacy beleid geldt dan ook als een persoonlijke kennisgeving.
Afhankelijk van de weerhouden rechtsgrond voor de verwerking kunnen bepaalde rechten al dan niet worden uitgeoefend. Ten einde een duidelijk overzicht te bieden wordt hieronder een schematisch overzicht weergegeven waaruit uw rechten kunnen bestaan:
| Verwerkingsgrond | Rechten van de betrokkene |
| Wettelijke verplichting | Recht op toegang |
| Recht op rectificatie | |
| Recht om klacht neer te leggen | |
| Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst | Recht op toegang |
| Recht op algemeen verzet | |
| Recht op rectificatie | |
| Recht op dataportabiliteit | |
| Recht op beperking van de verwerking | |
| Recht op vergetelheid | |
| Recht om klacht neer te leggen | |
| Gerechtvaardigd belang | Recht op toegang |
| Recht op rectificatie | |
| Recht op vergetelheid | |
| Recht op beperking verwerking | |
| Recht van bezwaar | |
| Recht van bezwaar tegen direct marketing | |
| Recht op klacht neer te leggen |
b. Recht op toegang
U heeft het recht om van HOLVOET NV als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Indien uw persoonsgegevens verwerkt zijn kan u inzage verkrijgen van uw gegevens in onze bestanden met bijkomende informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, eventuele ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn, klachtenprocedure, …
Tevens kan u om een kopie van uw persoonsgegevens verzoeken, zonder bijhorende administratieve kosten. Let wel, wanneer u verschillende kopieën aanvraagt zal HOLVOET NV hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
c. Recht op verbetering
Als betrokkene heeft u het recht alle onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die op uzelf betrekking hebben te verbeteren.
Onder de noemer “verbeteren” dient te worden verstaan, dat u kosteloos verkeerde gegevens kan laten aanpassen of zelfs laten verwijderen.
De correctheid en kwaliteit van uw persoonsgegevens is van groot belang voor het bereiken van onze doeleinden.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
d. Recht op verzet
U beschikt over een dubbel recht van verzet. De wettelijke bepalingen voorzien een algemeen recht op verzet en een verzet inzake directe marketing.
Als gebruiker/betrokkene heeft u aldus een algemeen recht op verzet.
- Algemeen recht op verzet:
U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens overeenkomstig de verwerkingsdoeleinden onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de gegevens waarvan de registratie, de mededeling of bewaring verboden zijn of wanneer de gegevens langer dan de opgegeven duurtijd bewaard zijn.
Wanneer uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt worden kan u zich overeenkomstig de wettelijke bepalingen van de privacywetgeving verzetten tegen deze verwerking wegens zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.
U dient hier wel zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen aan te tonen om verdere verwerking te voorkomen.
- Recht op verzet inzake direct marketing:
U kan zich kosteloos en zonder enige motivering verzetten tegen een verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
e. Recht om vergeten te worden
Zonder onredelijke vertraging kan u, uw persoonsgegevens op eigen naam, laten wissen. Dit op voorwaarde dat:
- De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waartoe zij verzameld of verwerkt zijn;
- U de gegeven toestemming voor specifieke doeleinden intrekt;
- De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
f. Recht om persoonsgegevens te verkrijgen
U heeft het recht om op aanvraag aan de verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens die bezit op te vragen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.
Dit kan opgevraagd worden voor persoonlijk gebruik alsook om deze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke HOLVOET NV.
Indien het voor ons technisch mogelijk is, kan u ook de elektronische verzending van uw persoonsgegevens naar een andere onderneming vragen.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
g. Procedure uitoefening rechten
Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen dient u het formulier “rechten van betrokkene”, samen met een bewijs van identiteit, meer bepaald een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart per post of per mail op te sturen naar:
| Verwerkingsverantwoordelijke | VOGEL- en VIJVERCENTRUM HOLVOET NV |
| Adres | Brugsesteenweg 24A, 8531 Harelbeke |
| Telefoon | +32 56 71 66 79 |
| info@holvoet.com |
h. Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken
Wanneer u van oordeel bent dat voormelde rechten door ons niet worden gerespecteerd en klacht wenst neer te leggen, kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:
| Bevoegde Autoriteit | Gegevensbeschermingsautoriteit |
| Adres | Drukpersstraat 35, 1000 Brussel |
| Telefoon | +32 (0)2 274 48 00 |
| Fax | +32 (0)2 274 48 35 |
| contact@apd-gba.be |